10 CONSEJOS PARA UNA COORDINAR UN FIESTA EXITOSO

Si alguna vez organizaste un fiesta, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla define que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Organizar una evento no es una labor simple. Pero puedo Reconocer 10 referencias clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.
 

1. Definir el objetivo y el formato

 


Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a conseguir el objetivo del convivio.

 

 

2. Preste suficiente concentración a la planeación



El proyecto debe incluir logística, contenido y la promoción del convivio. Cree un documento disponible para todo el equipo donde cada miembro pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

 

 

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta acontecimientos imprevisibles



Mire la lista de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena razonar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

 

 

 

4. El diablo está en el pormenor



Si desea fascinar gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si posee un rincón fotográfico emocionante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede brindar la alternativa de asistir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta sorprender a la concurrencia y genera el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más comunes. Esto es exactamente lo que crea la percepción de un evento.

 

 

5. Verifique la lugar y disponga de un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más inesperado, podría pasar que el aire acondicionado no funcione de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.

 

 

 

6. Asignar responsabilidades



Es muy importante distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la etapa de preparación sino de igual manera durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de cenas, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente en particular.

 

 

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un evento. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su modo de ubicarse de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar renta de iluminacion para fiestas referente a el evento para casi todos.

También es fundamental producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con exactitud la idea del convivio a su audiencia.

 

 

8. Preste atención al servicio



Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

 

 

9. Realiza un control final 24 horas previo al convivio



Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados significantes y preparó los componenetes impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

 

 

10. Solicitar comentarios



Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para usted proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus sucesos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una fiesta. Esto será beneficioso si su convivio se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea la evento que organice, sea optimista y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un triunfo!

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