10 TRUCOS PARA UNA PLANEAR UN CONVIVIO EXITOSO

Si alguna ocasión organizaste un fiesta, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la regla más preciada.

Planear una convivio no es una labor fácil. Pero puedo identificar 10 puntos importantes que debe tener en cuenta con el fin de que todo salga correcto.
 

1. Definir el objetivo y el formato

 


Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este asunto. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una causa u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la distribución de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en internet, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a alcanzar el objetivo del fiesta.

 

 

2. Preste suficiente atención a la organización



El plan debe incluir logística, material y la promoción del acontecimiento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada miembro tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un lista de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una actividad. A menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

 

 

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta momentos imprevisibles



Mire la relación de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena razonar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

 

 

 

4. El diablo está en el pormenor



Si desea sorprender gratamente a sus invitados, analice en todo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico emocionante, cómo se ven sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede ofrecer la alternativa de ir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta maravillar a la gente y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más comunes. Esto es exactamente lo que genera la impresión de una evento.

 

 

5. Verifique la sede y considere un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione eficientemente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales problemas con anticipación.

 

 

 

6. Asignar responsabilidades



Es muy primordial distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la fase de premeditación sino incluso a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de cenas, conexión con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del convivio.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un problema específico.

 

 

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el evento



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una fiesta. El estilo de acontecimiento, su concurrencia objetivo, los fondos interiores y el importe determinan su modo de ubicarse de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de la acontecimiento para casi todos.

También es fundamental producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la idea del evento a su audiencia.

 

 

8. Preste atención al servicio



Verifica de que tu plantilla siga la norma de la cara de pato. Sea amistoso con los concurrentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es acerca de cómo han sido tratados además la atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

 

 

9. Lleva a cabo un control final 24 horas antes al fiesta



Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo presentarse al lugar, invitó a todos los presentes significantes y preparó los elementos impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada integrante del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

 

 

10. Solicitar sugerencias



Probablemente estés cansado y dichoso después del evento, pero será laborioso para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir imprevistos en el futuro y a superar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una evento. Esto será beneficioso en caso de que su evento se efectúa directorio otra vez.

Cualquiera que sea la evento que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!

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